KI-Potenzialanalyse für den Mittelstand

Klarheit darüber, wo KI in Ihrem Betrieb wirklich etwas bringt, und wo nicht.

Für kleine und mittelständische Unternehmen mit 10 bis 200 Mitarbeitern. In zwei Wochen halte ich fest, wie Ihr Betrieb heute wirklich arbeitet. Danach wissen Sie genau, wo KI sofort Zeit spart, wo sich eine Investition rechnet und wo Abwarten klüger ist. Die unabhängige Zweitmeinung, bevor Sie in KI investieren.

Unabhängig. Kein Tool-Verkauf, keine Integrations- oder Beraterstunden.
Musterbericht So sieht Ihr Ergebnis aus. Anonymisiertes Beispiel: ein mittelständischer Großhändler für Industrie- und Werkzeugbedarf, rund 55 Mitarbeiter, in zwei Wochen aufgenommen.
12Prozesse erfasst
~24 hZeitersparnis pro Woche
4Quick Wins
5KI-Chancen gefunden

Grob gerechnet: 24 Stunden pro Woche sind bei 28 € Stundensatz rund 33.000 € im Jahr, die heute in vermeidbarer Handarbeit stecken.

Die drei wirksamsten KI-Initiativen aus diesem Bericht
Angebote aus eingehenden Anfragen automatisch vorbereiten, statt jede Position von Hand zu erfassen~7 h/Wo
Lieferantenbestätigungen automatisch auslesen und mit der Bestellung abgleichen~5 h/Wo
Reklamationen rund um die Uhr strukturiert aufnehmen und vorqualifizieren~4 h/Wo

musterbericht · anonymisiertes beispiel · Ihre bestehenden Systeme bleiben unangetastet

01 Für wen das ist

Für wen sich die Analyse besonders lohnt.

Kleine und mittelständische Unternehmen mit eingespielten, wiederkehrenden Abläufen
Die Entscheider wollen Klarheit, bevor sie in KI investieren
Viele manuelle, wiederkehrende Handgriffe im Tagesgeschäft
Unsicher, was bei KI Hype ist und was sich wirklich lohnt
02 Was Sie bekommen

Vier Dinge, die Sie behalten. Kein Abo, keine Folgekosten.

Prozesslandkarteoperativer Kern
Beispiel-Prozesslandkarte eines Mittelständlers aus dem Ergebnisbericht
Größter Zeitfresser gefunden: das manuelle Erfassen jeder Angebotsposition aus eingehenden Anfragen. Rund 7 Stunden pro Woche im Innendienst.

Eine vollständige Prozesslandkarte

Wie Ihr Betrieb heute wirklich arbeitet und wo Zeit und Geld verloren gehen.

EinordnungAufwand & Nutzen
Nutzen ↑
Angebotserfassung
Lieferbestätigung
Reklamation
Artikeldaten
Versand-Doku
Reporting
ERP-Buchungskern
Aufwand →
Quick WinRechnet sichAbwarten

Eine ehrliche Einordnung, was KI bei Ihnen bringt

Wo die schnellen Gewinne liegen, wo sich eine Investition rechnet, wo es klüger ist abzuwarten.

Befundmit Empfehlung
KI-Chance · Angebotserstellung
Befund

Anfragen kommen per Mail, Fax oder Telefon herein. Der Innendienst sucht die Artikel im ERP, prüft Preise und tippt jede Position von Hand ins Angebot. Bei vielen Positionen dauert das schnell eine halbe Stunde, oft mit Tippfehlern.

Empfehlung

Die KI liest die Anfrage aus, schlägt passende Artikel samt aktuellem Preis vor und füllt das Angebot vor. Der Innendienst prüft und gibt frei. Die Preisentscheidung bleibt beim Menschen, nur das Tippen entfällt.

~7 hpro Woche im Innendienst30→8Minuten je Angebot

Konkrete Beispiele

Was in Ihrem Betrieb sofort möglich ist, an Ihren echten Abläufen gezeigt, nicht an Folien.

Fahrplan30 / 60 / 90 Tage
Tag 0306090
Angebotserstellung
Lieferbestätigung auslesen
Reklamation aufnehmen
Wareneingang abgleichen
Artikeldaten pflegen
Versand-Dokumente
Reporting automatisieren
KI-Richtlinie & Doku
Gesamtes Einsparpotenzial~24 h / Woche
8 Initiativen über 90 Tage, gestaffelt nach Wirkung und Aufwand.

Einen priorisierten 30/60/90-Tage-Fahrplan

Den Sie behalten und mit jedem beliebigen Anbieter umsetzen können.

03 So läuft es ab

Wenig Aufwand für Sie. Die Arbeit mache ich.

Ihr Zeitaufwand insgesamt: das kostenlose 30-Minuten-Erstgespräch, plus rund 30 Minuten je Mitarbeiter, dessen Abläufe wir aufnehmen. Mehr nicht. Aufnahme, Rückfragen und Auswertung übernehme ich.

1

Sie verteilen einen kurzen Fragebogen im Team

Ihre Mitarbeiter beschreiben ihre Abläufe, getippt oder einfach als Sprachnotiz auf dem Handy. Die Sprachnotizen transkribiere ich, oder ich gebe Ihnen eine kurze Anleitung, wie Sie das in Sekunden selbst erledigen. Kein langes Meeting, keine Workshops.

2

Ich komme mit gezielten Rückfragen zurück

Wo etwas unklar ist, frage ich konkret nach. So wird die Karte genau, nicht ungefähr.

3

Ich zeichne, wie Ihr Betrieb arbeitet

Aus Ihren Antworten und meinen Rückfragen entsteht die Prozesslandkarte, mit den Stellen, an denen heute Zeit und Geld verloren gehen.

4

Tiefenanalyse und ROI

Jetzt prüfe ich für jeden Prozess, was mit KI heute realistisch möglich ist, und rechne den möglichen Nutzen in Stunden und Euro aus. Ehrlich, auch dort, wo sich nichts lohnt.

5

Bericht plus fertige Anleitungen zum Selberumsetzen

Sie bekommen die volle Prozesslandkarte und den Fahrplan. Für die wichtigsten Befunde lege ich klare Schritt-für-Schritt-Anleitungen dazu, mit denen Sie sofort selbst loslegen können, wenn Sie wollen. Ohne mich, ohne neue Software-Verträge.

Inklusive DIY-Anleitungen zum Selberumsetzen
04 Beispiele aus meiner Arbeit

Gebaut und im laufenden Betrieb im Einsatz.

Ich habe KI in echten Betrieben eingeführt, nicht auf Folien. Genau diese Erfahrung steckt in der Potenzialanalyse, ohne dass Sie hinterher etwas bei mir kaufen müssen.

Indirec

Ausschreibungen & CRM
HerausforderungRelevante Ausschreibungen wurden übersehen, CRM-Daten veralteten.
LösungEigene Scraper finden jede relevante Ausschreibung, reichern sie mit KI an und pflegen das CRM automatisch.
6 h/Wochegespart · CRM-Massenerfassung von 2 Tagen auf 3 Stunden

2besales

Content & Vertrieb
HerausforderungKonsistenter, reichweitenstarker Content im richtigen Ton kostet jede Woche Zeit.
LösungEin KI-Agent je Kunde plant einen 3-Monats-Postplan im exakten Ton und schreibt die Entwürfe automatisch.
4 h/Wochegespart · pro Mitarbeiter

Learnship

Kundensupport
HerausforderungDer Support war groß aufgestellt, nur um Zeitzonen und Sprachen rund um die Uhr abzudecken.
LösungEin KI-Kundensupport, der jeden Kunden kennt und Chat- und E-Mail-Anfragen rund um die Uhr in über zehn Sprachen automatisch beantwortet.
35 %weniger Betriebskosten · hoher sechsstelliger Betrag pro Jahr
05 Warum ich
Mark Oldenburg
  • Learnship · VP OperationsSupport und Prozesse neu aufgesetzt, zu rund 60 % auf KI umgestellt, Betriebskosten um 35 % gesenkt
  • Knotel · Managing Director DACHDACH-Markt von 0 auf über 6 Mio. € ARR aufgebaut
  • Movinga · VP Business DevelopmentPartner- und Wachstumsprozesse von Grund auf neu aufgebaut
  • Weitere Tech-Scale-ups & BeratungKI-Integration und Prozessoptimierung, quer durch Handel, Dienstleistung und Mittelstand
„Ich bin kein klassischer Berater. Ich habe in Tech-Firmen selbst KI eingeführt, an echten Abläufen, mit den Teams, die täglich damit arbeiten. Ich weiß, wo KI im Tagesgeschäft wirklich Zeit spart, und wo sie nur teuer und kompliziert ist. Ich verkaufe keine Software und keine Folgeprojekte, also habe ich keinen Grund, Ihnen etwas einzureden.“
Mark Oldenburg
06 Das Versprechen
„Ich verkaufe Ihnen keine Tools und keine Beraterstunden. Was Sie bekommen, ist Klarheit: eine Landkarte Ihrer Prozesse und ein Fahrplan, wo sich KI für Sie rechnet.“

Die Analyse ist der Schritt vor jeder Tool-Entscheidung. Erst Klarheit, dann Anschaffung, und umsetzen können Sie es mit wem Sie wollen. Ihr ERP-, CRM- oder Branchen-Software-Anbieter bietet inzwischen eigene KI-Funktionen an, die Sie noch enger an genau diesen Anbieter binden. Ich berate Sie unabhängig: was sich wirklich lohnt und wo es neutralere oder günstigere Wege gibt.

07 Preis
Kompakt 1 bis 9 Mitarbeiter 2.500 € bis 2.000 € BAFA-Förderung*
  • Operativer Kern kartiert, vom Auftragseingang bis zur Rechnung
  • 30-Tage-Sofortplan
  • 1 DIY-Anleitung zum Selberumsetzen

Für kleine Betriebe, die schnell starten wollen.

Plus 50 bis 99 Mitarbeiter 6.500 € bis 2.800 € BAFA-Förderung*
  • Alle Abteilungen im Unternehmen
  • 30/60/90-Tage-Fahrplan plus Ausblick auf 12 Monate
  • 5 DIY-Anleitungen zum Selberumsetzen
  • 1 Monat Laufender KI-Fahrplan: einen Monat lang bleibt Ihr Fahrplan aktuell, mit einer monatlichen, auf Ihre Abläufe zugeschnittenen Einschätzung, welche KI-Entwicklungen für Sie wirklich zählen

Für größere Betriebe mit mehreren Abteilungen.

* Die BAFA übernimmt den Rabatt, nicht ich.
Die genannten Beträge sind Höchstwerte: gefördert werden 50 % (alte Bundesländer) bis 80 % (neue Bundesländer) der förderfähigen Beratungskosten. Den Antrag erkläre ich Ihnen im Erstgespräch.

Einmaliger Festpreis, keine Folgekosten. Schon ein gewonnener Arbeitstag pro Woche bringt übers Jahr ein Vielfaches des Honorars zurück.

Ihr operativer Kern ist der Hauptprozess, mit dem Sie Geld verdienen, vom ersten Auftragseingang bis zur Rechnung. Größere Pakete nehmen weitere Bereiche und Abteilungen dazu.

Kostenloses 30-Minuten-Erstgespräch buchen Den BAFA-Antrag erkläre ich Ihnen im Gespräch.
08 Fragen

Häufige Fragen. Ehrlich beantwortet.

Wir nutzen doch schon ChatGPT im Betrieb. Brauchen wir da wirklich noch eine Analyse?
Gut so. ChatGPT für Textbausteine oder Recherche ist ein solider erster Schritt. Die Frage ist: Fließen die Ergebnisse automatisch in Ihr ERP oder CRM zurück? Werden Angebote und Belege direkt aus den eingehenden Daten erzeugt, statt nachgetippt? Genau diese Lücke zwischen Tool ausprobieren und Prozess wirklich verändern deckt die Analyse auf. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, wo sich Integration lohnt und wo Einzeltools völlig ausreichen.
Unser Software-Anbieter bietet doch schon KI-Funktionen an. Reicht das nicht?
Diese Tools sind real und teilweise brauchbar. Das Problem: Sie kommen alle vom selben Anbieter und sind darauf ausgelegt, Sie enger an genau dieses System zu binden. Was im Nachbarsystem passt, was günstiger oder neutraler wäre, sehen Sie aus dieser Perspektive nicht. Ich schaue über Ihren gesamten Software-Stack und sage Ihnen, wo die Anbieter-KI sinnvoll ist und wo ein unabhängiger Weg Sie freier und oft günstiger stellt. Das kann Ihnen Ihr Software-Anbieter nicht abnehmen.
Was ist mit Datenschutz? Wir verarbeiten sensible Kunden- und Geschäftsdaten.
Berechtigte Frage, und sie hat mehr Schichten, als die meisten KI-Anbieter zugeben. Neben der DSGVO kommt mit dem EU AI Act eine neue Ebene dazu, die viele noch gar nicht auf dem Schirm haben. Jedes KI-Tool, das Kunden- oder Geschäftsdaten verarbeitet, muss in diesen Rahmen passen, gerade bei Cloud-Diensten. Die Analyse prüft genau das: welche Tools die Anforderungen erfüllen, welche nicht, und wo Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag oder EU-Datenhaltung brauchen. Ich verkaufe keine Software, also habe ich keinen Grund, Lücken kleinzureden.
Ersetzt KI am Ende meine Mitarbeiter?
Nein. Es geht um Entlastung, nicht Ersatz. Das realistischste Szenario: Ihre Leute verbringen weniger Zeit mit Abtippen, Datenabgleich und Dokumentation, und mehr Zeit mit dem, was wirklich zählt, also Kunden, Qualität und das eigentliche Handwerk. Die Analyse enthält einen Change-Management-Fahrplan, der zeigt, wie Sie Ihr Team mitnehmen. Denn das beste Tool bringt nichts, wenn die Mitarbeiter es nicht nutzen wollen.
Was kostet die Analyse, und gibt es Förderung?
Es gibt drei Pakete: Kompakt (2.500 €), Standard (3.900 €) und Plus (6.500 €), je nach Umfang und Unternehmensgröße. Alle drei sind BAFA-förderfähig. In Westdeutschland übernimmt die BAFA 50 % (bis zu 1.750 €), in Ostdeutschland sogar 80 % (bis zu 2.800 €). Beim Standard-Paket liegt Ihre Netto-Investition damit bei etwa 1.100 € bis 1.950 €, je nach Standort. Das Förderprogramm läuft bis 31.12.2026. Sie bekommen drei konkrete Ergebnisse: eine Prozesslandkarte, einen priorisierten 30/60/90-Tage-Fahrplan und eine ehrliche Einordnung, die auch sagt, wo KI sich für Sie nicht lohnt.
Wir haben gerade keine Zeit für so ein Projekt.
Verstehe ich. Deshalb ist die Analyse so gebaut, dass Sie maximal zwei Stunden Ihrer Zeit investieren: ein Erstgespräch und eine Ergebnis-Besprechung. Die eigentliche Analyse läuft im Hintergrund, ohne Ihr Tagesgeschäft zu stören. Zwei Stunden für einen Fahrplan, der Ihnen danach messbar Zeit spart. Das Verhältnis stimmt.
Was bringt mir das konkret? Was bekomme ich am Ende?
Das greifbarste Beispiel aus einem Musterbetrieb: die Angebotserstellung. Der Innendienst brauchte je Angebot rund 30 Minuten, um Positionen aus der Anfrage von Hand zu erfassen. Mit der richtigen Automatisierung sind es 8 Minuten. Über die Woche werden so rund sieben Stunden frei. Insgesamt sehen wir bei vergleichbaren Betrieben rund 30 % weniger Verwaltungsaufwand. Die Investition hat sich damit typischerweise in etwa drei Monaten zurückgezahlt. Sie bekommen eine Prozesslandkarte Ihrer aktuellen Abläufe, einen priorisierten 30/60/90-Tage-Fahrplan mit konkreten Empfehlungen und eine ehrliche Einordnung, die Ihnen auch sagt, wo KI sich heute noch nicht rechnet.
Warum unabhängig? Was habe ich davon, dass Sie nichts verkaufen?
Die meisten, die heute über KI beraten, verdienen am Verkauf von Tools, Lizenzen oder Implementierungsstunden. Damit haben sie ein Interesse daran, dass Sie etwas kaufen. Ich nicht. Ich verkaufe keine Software, keine Integrationen und keine laufenden Beraterstunden. Mein Ergebnis ist allein die Klarheit: eine Prozesslandkarte und ein Fahrplan, wo sich KI für Sie rechnet und wo nicht. Umsetzen können Sie das mit wem Sie wollen, auch ganz ohne mich. Das ist die unabhängige Zweitmeinung, bevor Sie Geld in die Hand nehmen.

Finden Sie heraus, wo KI sich für Sie rechnet, und wo nicht.

Kostenloses 30-Minuten-Erstgespräch buchen Keine Vorbereitung nötig. Wenn nichts Brauchbares für Sie dabei ist, sage ich Ihnen das im Gespräch.